Privacyreglement

Privacyreglement Kenniscentrum Tama B.V.

Laatste wijziging 27/9/18

Kenniscentrum Tama B.V., Utrechtstraat 112, 2408 GS Alphen aan den Rijn. Ingeschreven bij de Kamer van Koophandel Nederland te ’s-Gravenhage onder nummer: 64986942.

Dit privacyreglement voldoet aan de wettelijke eisen die de Wet Bescherming Persoonsgegevens hieraan stelt en is voorgelegd aan het College Bescherming Persoonsgegevens. De verwerking van persoonsgegevens is gemeld bij het College bescherming persoonsgegevens (CBP).

Klanten en werknemers worden geïnformeerd over het bestaan van het Privacyreglement bij hun kennismaking met de Kenniscentrum Tama B.V. en er wordt naar verwezen in de Cursusovereenkomst (Individuele Handelingsplan). Het Privacyreglement is ook gepubliceerd op de website van Kenniscentrum Tama B.V.

Artikel 1 – Algemene en begripsbepalingen

Kenniscentrum Tama B.V. is actief op het gebeid van re-integratie, educatie, inburgering, bedrijfsopleiding en -training. Kenniscentrum Tama B.V. stelt alles in het werk om de privacy te beschermen en ervoor te zorgen dat persoonsgegevens kunnen worden toevertrouwd aan Kenniscentrum Tama B.V. De informatie die aan Kenniscentrum Tama B.V. wordt verstrekt, wordt alleen gebruikt voor zover dat noodzakelijk is voor een goede uitvoering van het traject of cursus.

Welke gegevens?

Kenniscentrum Tama B.V. verwerkt de gegevens die door haar opdrachtgever (bijvoorbeeld gemeente, UWV, werkgever of de cliënt zelf) bij aanvang van het re-integratietraject worden aangeleverd. Dit zijn gegevens als naam, adres, woonplaats, geslacht, geboortedatum, sofinummer, telefoonnummer, nationaliteit, gegevens over uw eventuele uitkering, gevolgde opleidingen, diploma’s en opgedane werkervaring. Ook worden informatie verwerkt die bij het intakegesprek naar voren zijn gekomen en die belangrijk (kunnen) zijn in het kader van het streven naar het behalen van de doelstelling van de (arbeids)participatie. Dit kunnen ook gegevens zijn over mogelijke (medische) beperkingen van de cliënt en zijn eventuele arbeidsmarktvoorkeuren. Daarnaast worden deze gegevens aangevuld gedurende het traject met een voor de cliënt ontwikkeld plan van aanpak. Dit plan omvat alle re-integratieactiviteiten en producten die voor de cliënt zullen worden ingezet, alsmede de behaalde resultaten daarvan.

Inzage, correctie en recht van verzet

De betrokkene heeft op verzoek altijd toestemming tot het inzien van zijn of haar dossier. Een verzoek tot inzage wordt schriftelijk per brief of per e-mail ingediend, gericht aan de directie.

Dit privacyreglement wordt op de website van Kenniscentrum Tama gepubliceerd. In het intakegesprek wordt het privacyreglement aangeboden, betrokkene wordt gevraagd te tekenen voor ontvangst.

De betrokkene mag Kenniscentrum Tama B.V. ook vragen de gegevens in kwestie volledig of gedeeltelijk te verbeteren, aan te vullen, te blokkeren of te wissen wanneer die foutief, onvolledig of irrelevant zijn om te worden verwerkt. De betrokkene kan bezwaar maken tegen de verwerking van zijn of haar gegevens of tegen de doeleinden waarvoor ze worden aangewend. Kenniscentrum Tama B.V. verbindt zich ertoe tijdig gevolg te geven aan dergelijke verzoeken.

Beveiligen van de gegevens

Kenniscentrum Tama B.V. neemt de nodige veiligheidsmaatregelen om de verstrekte gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang tot of ongeautoriseerde aanpassing, publicatie of verwijdering van informatie. De gegevens van de cliënten worden op een veilige plek binnen Kenniscentrum Tama B.V. bewaard. Deze plek is afsluitbaar en niet toegankelijk voor niet bevoegden. De digitale gegevens van de cliënt worden in een aparte map opgeslagen (Cloud), deze map is alleen toegankelijk voor de bevoegden. Na een termijn van 5 jaar zullen ook deze gegeven verwijderd worden.

Verwerking van persoonsgegevens

Elke handeling of geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens.

Verantwoordelijke

De rechtspersoon die alleen of tezamen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Bewerker

Degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen.

Gebruiker van persoonsgegevens

Degene die als medewerker of anderszins geautoriseerd is persoonsgegevens te verwerken.

Betrokkene

Degene op wie de persoonsgegevens betrekking hebben

Opdrachtgever

Een natuurlijke of rechtspersoon die aan Kenniscentrum Tama B.V. een opdracht tot dienstverlening heeft gegeven.

Toegang tot de persoonsgegevens

De medewerkers die direct betrokken zijn bij het re-integratietraject zijn geautoriseerd de persoonsgegevens te verwerken. Deze medewerkers hebben ten aanzien van alle gegevens van het re-integratietraject een beroepsgeheim.

Derden

Ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of bewerker gemachtigd is persoonsgegevens te verwerken.

Toestemming van de betrokkene

Elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.

Artikel 2 – Doel

Gegevensverwerking is essentieel voor de administratieve verwerking van de in te zetten re-integratieactiviteiten en cursussen, waaronder ook rapportage en verantwoording aan een eventuele opdrachtgever. Daarbij is gegevensverwerking nodig bij de uitvoering van de trajecten om de doelen te realiseren. Persoonsgegevens worden niet verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen. Wij verzamelen alleen gegevens die nodig zijn om een het aan ons verstrekte traject goed te kunnen uitvoeren. De gegevens die wij krijgen worden niet voor andere doeleinden gebruikt.

We registreren gegevens die veelal door de cliënt en of opdrachtgever worden aangeleverd en aantekeningen en correspondentie gedurende de trajecten. Als we een dossier over cliënten van andere organisaties en instanties krijgen (bijvoorbeeld van een uitkeringsinstantie) vallen die gegevens onder de Wet Bescherming Persoonsgegevens en worden ze behandeld met in acht neming van alles wat in deze wet wordt bepaald.

Artikel 3 – Verwerken van de verzamelde gegevens

In het kader van activiteiten ten behoeve van re-integratie is de WBP van toepassing. We verwerken de persoonsgegevens van cliënten voor zover dat noodzakelijk is voor een optimale uitoefening van de re-integratieactiviteiten en de inzet van re-integratie instrumenten. In de eerste aanleg heeft alleen de cliënt toegewezen adviseur toegang tot inzage en bewerking van de persoonsgegevens van de cliënt. Persoonsgegevens worden slechts verstrekt aan een (potentiële nieuwe) werkgever indien dit nodig is met het oog op een vaste, tijdelijke of proefplaatsing. Andere coaches en consulenten van Kenniscentrum Tama B.V. krijgen toegang tot persoonlijke gegevens van een andere cliënt alleen voor zover dit nodig is om de dienstverlening optimaal te kunnen uitvoeren of wanneer dit noodzakelijk is voor een normale bedrijfsvoering. De coaches en consulenten die toegang hebben tot de persoonsgegevens van cliënten hebben ten aanzien van deze gegevens een geheimhoudingsverplichting om onnodige verspreiding van deze gegevens tegen te gaan. Dit betekent onder meer dat persoonsgegevens, anders dan aan opdrachtgevers, niet (in kopie dan wel anderszins) aan derden worden verstrekt, tenzij hiervoor uitdrukkelijk door de cliënten toestemming is gegeven of wanneer een wettelijke bepaling dit voorschrijft.

Artikel 4 – Bewaartermijnen

Kenniscentrum Tama B.V. bewaart de aan ons vertrekt persoonsgegevens en informatie niet langer dan voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of vervolgens worden verwerkt. Wanneer een cliënt niet langer bij ons in begeleiding is, wordt het dossier gesloten. Dit dossier blijft maximaal 5 jaar bewaard. Deze periode hebben wij nodig voor onze administratie, bijvoorbeeld voor resultaatmeting of boekhoudkundige controles. Uiteraard kan een dossier al die tijd alleen door daartoe bevoegde medewerkers worden ingezien. In sommige gevallen wordt een dossier direct na afloop van de begeleiding weer overgedragen aan de opdrachtgever, zoals een uitkeringsinstantie.

Artikel 5 – Wijziging

Kenniscentrum Tama B.V. behoudt zich het recht voor deze privacy statement aan te passen. Wijzigingen zullen op de website worden gepubliceerd.

Dit privacyreglement is voor het laatst gewijzigd op 27 september 2018.